Sedan den 25 maj 2018 gäller en ny förordning i Sverige och inom hela EU. Den kallas dataskyddsförordningen (DSF) eller general data protection regulation (GDPR). Syftet är att skydda den personliga integriteten och reglera behandlingen av personuppgifter. Den kräver bl.a. att föreningar informerar sina medlemmar hur de behandlar och skyddar medlemmarnas personuppgifter. Här får du information om hur Hallands Botaniska Förening (HBF) behandlar uppgifter om medlemmarna.

I HBFs medlemsregister finns följande information om medlemmarna:

• namn
• gatuadress
• postnummer och postort
• land
• om medlemsavgiften är betald
• telefonnummer (om man valt att uppge det)
• e-postadress (om man valt att uppge den)

Uppgifterna finns lagrade både digitalt och på papper. Den används för att kommunicera med medlemmarna, främst för att skicka ut program och information om kurser och sammankomster, samt för att bokföra dina betalningar.

Alla medlemmar kan avgiftsfritt begära att få ut de uppgifter som finns lagrade om dem själva i våra register. Genom att betala årsavgiften godkänner man att föreningen lagrar dessa uppgifter i medlemsregistret. Man kan inte vara medlem utan att vara med i registret med namn och adress (övriga uppgifter är frivilliga). Utträde ur föreningen sker genom begäran, dödsfall, att man inte betalt medlemsavgiften eller att man flyttat till okänd adress. Uppgifter om betalningar och fakturor sparas i 7 år i enlighet med bokföringslagen.